[Coaching là gì | Triển khai Coaching Doanh Nghiệp – P1]

“Coaching là gì?”

“Cách Doanh Nghiệp áp dụng Coaching hiệu quả ?”

Giữa bối cảnh đầy biến động và mới mẻ, nếu các lãnh đạo cố theo đuổi phong cách lãnh đạo “cầm tay chỉ việc” thì chắc chắn sẽ không đạt được hiệu quả như mong đợi. Phương pháp quản lý truyền thống chỉ phù hợp khi làm việc với quy trình, hệ thống, số liệu hay chuỗi cung ứng. Nó không thật sự hiệu quả để “đãi cát tìm nhân tài”.

Theo khảo sát gần đây nhất của Công ty tư vấn Gallup, chỉ có 13% nhân viên phản hồi rằng họ thật sự gắn bó với công việc. Điều này có nghĩa là hằng ngày, một lượng nhân tài, trí tuệ lẫn sáng kiến đã bị lãng phí trong hầu hết các công sở.

Con số trên còn chỉ ra một vấn đề mà tôi vừa xem là thử thách, vừa là cơ hội then chốt dành cho các nhà lãnh đạo ngày nay, đó là làm thế nào để lôi cuốn được đội nhóm của mình toàn tâm toàn ý với công việc, làm thế nào để khai phá tiềm năng sáng tạo trong những người ngày ngày vẫn có mặt ở công ty?

Nếu các doanh nghiệp tìm được cách khai mở tối đa năng lực của đội ngũ nhân viên thì các cấp lãnh đạo và quản lý sẽ không phải trăn trở quá nhiều về việc đổi mới tổ chức. Chính nhân viên của họ sẽ làm việc đó. Và khi nói đến việc khai phá tiềm năng của con người, có một phương pháp thực sự mang lại hiệu quả nổi bật: Coach – Khai vấn. 

Ngày hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu : coaching là gì và 5 nguyên tắc để triển khai Coaching một cách hiệu quả là gì?

Nguyên tắc Coaching #1 – Hiểu được chìa khóa trong Coaching

Về cơ bản mọi cuộc trò chuyện huấn luyện đều tuân thủ theo quy trình sau đây:

• Dẫn dắt, tạo sự thân thiện
• Xác định mục tiêu trao đổi
• Tìm hiểu các khả năng của vấn đề
• Đưa kết luận/ giải pháp
• Kết thúc buổi huấn luyện

Và Coaching cũng có một số nguyên tắc cần được tuân thủ đó là:

• Mối quan hệ Coaching đều là những người đã trưởng thành vì thế mọi người đều bình đẳng. Không phân biệt cao thấp.
• Nhân viên là người làm chủ trong Coaching. Họ biết những mục tiêu trước khi huấn luyện và hành động cần phải làm sau huấn luyện.
• Nhân viên luôn có giải pháp riêng hoặc họ cần một chút áp lực, thử thách từ huấn để tìm ra điều này.
• Coach không được đưa giải pháp cho nhân viên trừ khi cuộc nói chuyện đang đi vào bế tắc và cần lối thoát. Người Coach có thể đưa ra một lời đề nghị lịch sự như là “Tôi có thể chia sẻ cho bạn điều này không?”

Nguyên tắc Coaching #2 – Hãy yêu cầu nhân viên chuẩn bị mục tiêu

Điểm khác biệt giữa cuộc đối thoại huấn luyện và nói chuyện bình thường đó chính là: Mục tiêu. Chất lượng của cuộc huấn luyện một phần phụ thuộc vào độ hiểu biết mục tiêu của nhân viên. Chính vì thế, hãy yêu cầu nhân viên của bạn có chuẩn bị trước vấn đề cần trao đổi, thậm chí họ nên liệt kê và miêu tả chi tiết các mục tiêu nhỏ cho từng vấn đề.

Điều này không những khiến cho nhân viên của bạn tập trung cho buổi huấn luyện mà còn giúp cho họ rèn luyện được một phong cách làm việc chuyên nghiệp. Khi nhân viên xuất hiện có sự chuẩn bị, họ sẽ bắt đầu một cách chững chạc hơn ví dụ như: “Đây là những gì em muốn trao đổi trong khoảng thời gian 30 phút sắp tới” thay vì “Ồ, em tưởng hôm này chúng ta chỉ đến trò chuyện và e chờ xem có chuyện gì xảy ra”.

Việc huấn luyện không thể nào xảy ra một cách ngẫu hứng. Chính vì thế, trước khi bước vào bất kỳ cuộc huấn luyện nào, bạn phải chắc chắn Coachee (Nhân Viên) đã chuẩn bị sẵn mục tiêu và thực hiện các bài tập để chuẩn bị cho mục tiêu đó. Hơn thế, việc yêu cầu nhân viên chuẩn bị trước mục tiêu trước khi bước vào buổi Coach sẽ giúp họ tăng thêm khả năng tự làm chủ bản thân, đồng thời làm tăng tính cam kết thực hiện hành động sau phiên Coach.

Hãy nhớ rằng, sự hiện quả của Coaching dựa trên việc nhân viên của bạn hiểu rõ mục tiêu của mình bao nhiêu. Chính vì vậy, một mục tiêu rõ ràng là điều BẮT BUỘC trước mọi buổi Coach. Hãy giải thích cho nhân viên bạn hiểu Coaching là gì trước khi triển khai

Nguyên tắc Coaching #3 – Đừng Coach khi nhân viên chưa có kỹ năng

Việc Coaching là vô nghĩa nếu nhân viên chưa có kiến thức về lĩnh vực cụ thể muốn trao đổi. Lúc này, nhân viên không đủ kỹ năng để trả lời, vì vậy việc huấn luyện là vô nghĩa. Là một người Coach, chúng ta tránh việc đưa ra những giải pháp “ăn liền” cho nhân viên. Nếu chúng ta biết được bất kì thông tin, kiến thức nào liên quan đến vấn đề đang trao đổi mà nhân viên chưa hiểu rõ. Ví dụ như “Em thấy bản kế hoạch tài chính này như thế nào?”.

Chúng ta không muốn giấu đi kiến thức ấy, hãy chia sẽ với họ bởi vì chúng ta chỉ muốn đơn giản làm giảm sự ảnh hưởng đến quyết định của nhân viên chứ không phải thách đố nhân viên. Nếu như nhân viên chưa có kiến thức, hãy đào tạo họ thay vì Coach họ.

Tôi không muốn chúng ta thần thánh hóa Coaching như là một cây đũa thần có thể giải quyết mọi việc. Việc Coaching chỉ thật sự hiệu quả khi nhân viên đã có đủ kiến thức nền để có thể độc lập suy nghĩ và lên kế hoạch.

Coaching là một phương pháp rất tốt giúp nhân viên khai phá ra hết tiềm năng và nguồn lực của mình. Điều đó có nghĩa là, khi nhân viên của bạn đủ năng lực và kỹ năng về mục tiêu họ đang theo đuổi, Coaching sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất.

Đối với những bạn nhân viên mới, chưa được trang bị kiến thức nền đầy đủ, bạn không nên thực hiện Coaching – hãy Training (Đào tạo) cho họ tất cả những kiến thức cơ bản nhất. Ở trong bối cảnh công ty, Coaching thường chỉ hiệu quả cho cấp bậc manager đổ lên. Chính vì thế hãy cân nhắc đối tượng và thời gian khi bạn muốn thực hiện Coaching cho nhân viên của mình.

Tìm hiểu thêm về Coaching tại đây: TRỞ THÀNH MỘT NGƯỜI COACH CHUYÊN NGHIỆP

Nguyên tắc Coaching #4 – Mục tiêu của Coaching là sự thấu hiểu

Khi một người quản lý thực hiện Coaching, những câu hỏi chúng ta đặt ra nên mang ý nghĩa thấu hiểu tương quan thay vì dạy dỗ, phán xét và sửa đổi nhân viên. Lúc mới đầu, đây có vẻ như là một hành trình vô vọng, khi nhân viên không thể đưa ra những câu trả lời cụ thể, nhưng đây chính là điều kì diệu của huấn luyện.

Với vai trò là quản lý, một câu hỏi có thể mang lại sự đổi hơn một câu kết luận. Hơn thế, khi nhân việc được yêu cầu “vẽ” ra một bức tranh cụ thể về vấn đề đang đối diện, họ thường suy nghĩ kĩ càng và sâu sắc hơn. Và khi nói ra được, họ sẽ hình thành nhận thức về vấn đề đang diễn ra cũng như bản thân trong tình huống đó.

Sự nhận thức này thường không rõ ràng và nằm sâu dưới những vấn đề khác. Nếu như người huấn luyện có thể giúp nhân viên cắt nghĩa sự “mịt mờ” này – một cách rõ ràng hơn, họ sẽ nhận thực tốt hơn về tình trạng đang gặp phải. Đôi khi chúng ta cần phải làm trống những suy nghĩ rối loạn trong đầu để lắng nghe và nhìn được kĩ càng hơn.

Coaching hoàn toàn không phải là một phương pháp giúp nhân viên hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng. Phương pháp Coaching giúp nhân viên có thể tự mình học, thẩm thấu và trải nghiệm những điều họ đặt ra. Khi chúng ta không còn quản lý theo phong cách cầm tay chỉ việc, nhân viên chúng ta sẽ được phép phát triển theo phong cách họ mong muốn.

Họ được quyền làm chủ các giải pháp và kế hoạch đặt ra. Khi áp dụng Coaching trong doanh nghiệp, chúng ta cần nhớ rằng. Đối tượng tập trung chính là nhân viên của mình, và không có điều gì đáng quý hơn sự chân thành lắng nghe của bạn.

Nguyên tắc Coaching #5 – Hãy thành thật với nhân viên

Điều gì sẽ xảy ra khi nhân viên bị mắc kẹt trong việc đưa ra giải pháp cho vấn đề? Đầu tiên, hãy bình tĩnh, thư giãn và tập trung, hãy hít thở để lấy lại sự cân bằng. Chúng ta cần phải tìm hiểu được rõ nguyên nhân của việc này. Nó có thể là một trong những lý do sau:

• Nhân viên cần thời gian để suy nghĩ và đối chiếu – Hãy dành cho nhân viên một khoảng thời gian tĩnh lặng.
• Nhân viên cần nhiều hơn những câu hỏi tổng quan ví dụ như “Những sự lựa chọn em có là gì?” và “Hiện tại, em đang có suy nghĩ gì?”
• Nhân viên bị rối và quá tải. Lúc này, hãy tóm gọn những gì đã xảy ra trong buổi huấn luyện để nhân viên có thể “nghỉ ngơi”. Trong những trường hợp căng thẳng, hãy nghỉ giải lao hoặc thậm chí tạm dừng buổi huấn luyện.
• Bạn chưa làm rõ đủ thông tin cho nhân viên. Hãy quay trở lại từ đầu – và tiếp tục tìm hiểu những thông tin chưa rõ ràng. Ví dụ bạn có thể nói “Được rồi, Anh/chị nghe em nói kiểm soát thất thoát và giảm thiểu chi phí sản xuất và vận chuyển là lý do thực sự – Em có thể nói rõ hơn về từng khía cạnh cho chị không?”

Sẽ có nhiều trường hợp, nhân viên thực sự không thể nghĩ thêm được. Đấy chính là lúc khi nhân viên khó chịu và không cởi mở để tiếp nhận Coaching.

Nếu một người chưa sẵn sàng để Coaching, họ sẽ biểu hiện điều đó khi nói chuyện với bạn. Khi ấy, họ sẽ đưa những câu trả lời ngắn và thờ ờ trước những sự có ích từ những câu hỏi. Và bạn lại có những giải pháp sau đây:

1. Giữ bình tĩnh và tiếp tục: Hãy hành động như thể họ không khó chịu (đôi khi họ chỉ cảm thấy thoải mái và bỏ đi sự chống cự của mình). Hãy tham khảo phần 1 để tìm câu trả lời
2. Chỉ vào hành động: bằng cách này chúng ta sẽ đưa ra một sự quan sát tổng thể về những gì nhân viên trả lời và cảm giác của họ. Hãy nói bằng giọng nhẹ nhàng “Được rồi, điều anh/chị đang cố là hiểu suy nghĩ của em về vấn đề này bởi vì chị thấy em sẽ có đóng góp tích cực. Từ câu trả lời của em, có vẻ như em không thoải mái khi làm vậy. Em thấy như vậy là công bằng chứ? Từ câu trả lời của nhân viên chúng ta có thể quyết định nên tiếp tục tìm hiểu phản ứng của họ (giúp họ thoải mái và tự do trao đổi) hoặc chúng ta có thể đi đến cách thứ 3
3. Quyết định không giải quyết vấn để ngay lúc này: Hãy thay đổi sang phong cách uy lực hơn (như trên). Hãy nhớ rằng, bạn không nhất thiết phải bó buộc trong một phong cách. Bạn có thể thay đổi giữa 2 phong cách “Trực diện” hay “Điềm tĩnh” bất kì lúc nào trong buổi huấn luyện.

Nếu như vẫn không thể tìm ra giải pháp, hãy thừa nhận điều này và chuyển chủ đề khác. Ví dụ như: “Được rồi, có vẻ như anh/chị đã dắt chúng ta vào một vũng sâu, chúng ta tạm dừng vấn đề này lại nhé? Vấn đề tiếp theo em muốn trao đổi là gì?”

Trên hết, mọi người phải luôn thư giản, bình tĩnh và thoải mái. Một người huấn luyện cáu kỉnh sẽ làm rối loạn buổi nói chuyện. Một huấn luyện viên bình tĩnh và cảm thông tạo ra quá trình thay đổi. Hãy tin bản thân và tin vào quá trình huấn luyện!