Kỹ năng đặt câu hỏi – 4 Điều cần biết khi đặt câu hỏi

ky-nang-dat-cau-hoi-coach

Đặt câu hỏi là một kỹ năng quan trọng trong Coaching (Khai Vấn)

Hoạt động khai vấn được tiến hành với quan điểm rằng mỗi người đều có khả năng tự xác định được con đường tốt nhất cho bản thân. Chính vì vậy, việc nhận được một câu hỏi ngắn gọn, đơn giản, gợi mở và đầy thử thách sẽ có giá trị đối với Nhân tài hơn bất kỳ lời khuyên hay ho nào. Một câu hỏi hay là một công cụ tạo ra tác động mạnh mẽ.

Khả năng đặt những câu hỏi có sức mạnh không phải là điều gì quá khó để có thể xem là tài năng hiếm gặp. Thực chất đây là một kỹ năng có thể học được bằng sự tập trung và quá trình luyện tập. Trong huấn luyện một câu hỏi với ngôn từ hoàn hảo và đúng thời điểm có thể gỡ bỏ những rào cản, mở khóa cảm xúc và làm lộ rõ cái nhìn nội tâm sâu sắc. Nói cách khác, để trở thành một người huấn luyện giỏi bạn cần biết cách đặt những câu hỏi đầy sức mạnh.

Ngoài ra Kỹ Nặng Đặt Câu Hỏi cũng chính là 1 trong 5 kỹ năng thiết yếu cần có trong Khai Vấn (Coaching) bao gồm: Kỹ năng lắng nghe, Kỹ năng đặt câu hỏi, Kỹ năng tạo thiện cảm, Kỹ năng trực giác, Kỹ năng đưa phản hồi

Kỹ năng lắng nghe – 4 Cấp độ lắng nghe

Một câu hỏi đầy sức mạnh sẽ có những đặc điểm sau:

• Đơn giản
• Có mục đích
• Tạo sức ảnh hưởng mà không cần kiểm soát

Những câu hỏi càng đơn giản thường càng có sức ảnh hưởng lớn. Nó cho phép khách hàng dùng năng lượng của họ để tập trung tìm câu trả lời thay vì vật lộn để hiểu được câu hỏi. Hơn nữa, những câu hỏi như vậy thường dễ dàng đi vào trọng tâm vấn đề hơn vì bản chất thẳng thắn của chúng. Tất nhiên, chúng ta cần phải cân bằng giữa bản chất thẳng thắn đó với nhu cầu giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng, và điều này là hoàn toàn có thể. Khi đặt câu hỏi, tỏ ra thông minh lại là việc làm không thông minh.

5-ky-nang-trong-coaching
5 Kỹ Năng Trong Coaching (Khai Vấn)

Bạn hãy luôn nhớ rằng, khai vấn không được mang tính chất chỉ thị. Nhà khai vấn càng ra sức giúp đỡ, dẫn dắt, xoa dịu nỗi đau, giảm bớt căng thẳng hoặc xử lý khó khăn thay Nhân tài thì hiệu quả của quá trình khai vấn càng giảm. Thay vào đó, bậc thầy khai vấn sẽ đặt câu hỏi để thử thách Nhân tài đào sâu vào bên trong bản thân và tự tìm ra sự thật.

Số lượng câu hỏi là không giới hạn, các câu hỏi thường là những thắc mắc rõ ràng nhất và xuất hiện đầu tiên trong suy nghĩ của nhà khai vấn, với mục đích giúp Nhân tài tìm thấy những câu trả lời đã có sẵn bên trong họ, từ đó tạo ra sự thay đổi đáng kinh ngạc dựa trên hiểu biết mới này.

Trẻ em đặt câu hỏi vô cùng xuất sắc:

  • Em bé từ đâu đến?
  • Tại sao con không thể chơi với bạn ấy?
  • Tại sao mẹ không ngủ ở đây nữa?
  • Chúa sống ở đâu?

Bạn có nhận thấy chúng ta thường xuyên khó chịu khi đối diện với những câu hỏi của một đứa trẻ không? Chúng ta dường như không bao giờ thắc mắc về khủng long, tình tiết của bộ phim hoạt hình đơn giản, những quy tắc ứng xử trong cuộc sống. Và trẻ em thường khơi mào cho một kiểu trò chuyện khác hẳn, đòi hỏi lối tư duy mới mẻ và chúng ta không thể trả lời một cách qua loa.

Trẻ em buộc ta phải kiểm tra lại các giả định, niềm tin và giá trị, sau đó giải thích bằng một thứ ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu nhất có thể. Không hề dễ chút nào! Tương tự, trong khai vấn, nếu được thể hiện đúng cách, các câu hỏi sẽ có sức mạnh to lớn, thử thách Nhân tài tìm kiếm câu trả lời thực sự, xác định và sống đúng với các giá trị cốt lõi, theo đuổi khát vọng và nỗ lực trở thành phiên bản tốt nhất của bản thân.
Tôi thích gọi kiểu câu hỏi này là “những câu hỏi khai vấn quan trọng”, chúng sẽ có một số đặc điểm sau

  •  Đơn giản, rõ ràng và cởi mở.
  • Cần dành thời gian suy nghĩ, cân nhắc để đưa ra câu trả lời.
  • Hiếm khi bắt đầu với từ “tại sao” vì câu trả lời cho câu hỏi này thường hữu ích trong tư vấn hoặc các quá trình hỗ trợ khác chứ không phải khai vấn.
  • Không hàm chứa lời khuyên.
  • Kích thích tư duy mới.
  • Tìm ra câu trả lời quan trọng, hữu ích đối với Nhân tài hơn là nhà khai vấn.

3 tiêu chí để đánh giá câu hỏi hiệu quả

Một câu hỏi đầy sức mạnh sẽ có những đặc điểm sau: Đơn giản, Có mục đích, Tạo sức ảnh hưởng. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây

Tiêu chí 1 – Đặt câu hỏi đơn giản:

Những câu hỏi càng đơn giản thường càng có sức ảnh hưởng lớn. Nó cho phép khách hàng dùng năng lượng của họ để tập trung tìm câu trả lời thay vì vật lộn để hiểu được câu hỏi. Hơn nữa, những câu hỏi như vậy thường dễ dàng đi vào trọng tâm vấn đề hơn vì bản chất thẳng thắn của chúng. Tất nhiên, chúng ta cần phải cân bằng giữa bản chất thẳng thắn đó với nhu cầu giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng, và điều này là hoàn toàn có thể. Khi đặt câu hỏi, tỏ ra thông minh lại là việc làm không thông minh.

Không may cho người huấn luyện, đặt những câu hỏi đơn giản và thẳng thắn thường không phải là một kỹ năng tự nhiên. Khi nghe khách hàng nói “À, bạn biết không, tôi cần kiếm nhiều tiền hơn. Điều đó rất quan trọng”, người huấn luyện có thể quyết định rằng họ cần hiểu thêm về động cơ đằng sau khẳng định này và đặt một câu hỏi phức tạp như sau:

Câu hỏi quá phức tạp: “Khi xem xét động cơ của bạn và những nguyên nhân khiến bạn muốn kiếm nhiều tiền hơn, chúng giúp bạn nhận ra điều gì?”

dat-câu-hoi-don-gian
Hãy đặt câu hỏi đơn giản

Đây không phải là một câu hỏi hay. Nó khá dài, và quá phức tạp. Người nghe được yêu cầu phải so sánh, phân tích và sau đó nhận ra điều gì đó. Đồng thời tồn tại một áp lực như thể người huấn luyện đã biết câu trả lời và người khách hàng phải tìm ra được câu trả lời đó. Kết quả là khách hàng sẽ sợ trả lời “sai”, hoặc tệ hơn là không thể đưa ra câu trả lời. Từ đây cuộc đối thoại có thể sẽ không còn thoải mái nữa.

Thay vào đó, câu hỏi của người huấn luyện có thể là: “Vậy thì, tất cả chuyện kiếm tiền này là vì điều gì?”

Lại không phải là một câu hỏi hay, dù có ngắn gọn hơn. Nó quá cẩu thả và thể hiện sự thiếu tập trung. Câu trả lời cho câu hỏi này có thể cũng sẽ thiếu nghiêm túc như vậy, chẳng hạn như “Tôi không biết, tôi đoán vì tôi là vậy thôi”.

Thêm nữa, câu hỏi còn ám chỉ rằng người này đã sai khi muốn kiếm thêm tiền. Cách nói này tương tự như cách mà cha mẹ nói về vấn đề của con cái: “Vậy mấy tiếng ồn ào/khóc lóc là vì sao?”. Một lần nữa, khi chúng ta khiến người kia có vẻ như đã làm sai điều gì thì mối quan hệ của chúng ta với họ sẽ bắt đầu rạn nứt.

Một lựa chọn đơn giản khác có thể là:

Câu hỏi “tại sao”: “Tại sao bạn muốn kiếm nhiều tiền hơn?”

Một câu hỏi dễ hiểu và khá là dễ trả lời, nhưng từ “tại sao” lại thường gắn liền với những rủi ro. Từ “tại sao” khiến người nghe cảm thấy phải giải thích hay tự đánh giá bản thân như thể họ đã làm gì sai trái. Khi một người cảm thấy bị áp lực, họ sẽ trở nên đề phòng và tìm kiếm một lý do phù hợp cho hành động của mình, ví dụ “À, tôi chỉ muốn vậy thôi, tại sao tôi cứ phải chịu đựng mức lương tệ hại mà nơi đó đang trả cho tôi chứ?”

Câu hỏi tốt nhất là câu hỏi khiến khách hàng sẵn lòng trả lời vì nó vừa dễ hiểu vừa không làm mất lòng. Thêm nữa, câu hỏi đúng sẽ làm sáng tỏ những thông tin mà cả hai bên đang tìm kiếm trong cuộc đối thoại. Một ví dụ cho câu hỏi thích hợp có thể là

  • “Bạn có thể nói thêm một chút về tầm quan trọng của việc này được không?” Đây là một câu hỏi nhẹ nhàng và thể hiện sự tôn trọng.
  • “Vì sao việc kiếm nhiều tiền hơn lại quan trọng với bạn?” Thẳng thắn hơn một chút, dựa trên việc bạn có mối quan hệ tốt, sử dụng giọng điệu khá mềm mỏng.
  • “Vậy tiền là quan trọng – bạn có thể nói thêm một chút về điều này được không?” Ngôn từ thoải mái hơn, bớt thẳng thắn hơn và vẫn có thể tập trung vào vấn đề đang thảo luận. Hoặc ít nhất cũng đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu.

Trong huấn luyện, câu hỏi đơn giản giúp cuộc đối thoại diễn ra trôi chảy vì khách hàng có thể tập trung vào suy nghĩ của họ và trả lời một cách tự nhiên.

Tiêu chí #2 – Đặt câu hỏi có mục tiêu

Khi đặt câu hỏi cho người khác, hoặc cho chính chúng ta, câu hỏi đều phải có mục đích. Một số câu hỏi dùng để thu thập thông tin, một số lại tác động đến suy nghĩ của người khác. Trong huấn luyện, câu hỏi mà người huấn luyện dùng thường là cả hai.

Rõ ràng có rất nhiều lý do để đặt câu hỏi. Đối với một người huấn luyện, điều quan trọng là xác định được mục đích của cuộc đối thoại và đặt những câu hỏi thích hợp để phục vụ mục đích đó.

Đôi khi người huấn luyện sẽ đặt một câu hỏi mà không biết vì sao họ lại hỏi như vậy. Nếu câu hỏi là dựa trên bản năng và kinh nghiệm thì nó vẫn hoàn toàn phù hợp. Tuy nhiên đây là một ngoại lệ hơn là nguyên tắc. Việc thường xuyên hỏi những câu hỏi ngẫu nhiên không mục đích sẽ tạo nên một cuộc đối thoại rất lạ lùng.

muc-tieu-dat-cau-hoi
Hãy đặt câu hỏi có mục tiêu

Giữ cho mục đích toàn vẹn:

Các câu hỏi có thể đóng góp nhiều điều tích cực cho cuộc đối thoại như sự rõ ràng, khám phá nhiều góc nhìn khác nhau, vv. Không may là chúng cũng có thể thu hẹp chọn lựa của khách hàng, bao hàm sự phán xét và khiến khách hàng cảm thấy bị áp lực hoặc trở nên đề phòng.

Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo mục đích của câu hỏi không bị tác động bởi ý kiến cá nhân mạnh mẽ. Ví dụ một người huấn luyện có thể nghe khách hàng mô tả mong muốn của anh ta về một công việc mới với nhiều tiền hơn và di chuyển nhiều hơn. Người huấn luyện cũng biết rằng khách hàng đã từng nói vợ anh ta đang mang thai đứa con đầu lòng gần đây. Theo suy luận thì việc xem xét tác động của việc chuyển đi đối với gia đình của người khách hàng là hợp lý. Những câu hỏi sau có thể sẽ được dùng để làm điều đó.

  • “Chẳng phải điều đó hơi bất công với vợ của bạn bây giờ sao?”
  • “Chẳng phải điều đó sẽ khó khăn nếu vợ của bạn vừa sinh con sao?”

Tuy nhiên, cả hai câu hỏi trên đều ám chỉ một kết quả và sự phán xét. Người huấn luyện đang thể hiện ý kiến của riêng mình bằng cách sử dụng những từ như “khó khăn” và “bất công”. Khả năng khám phá những tác động của việc chuyển đổi công việc gần như biến mất khi khách hàng bị ép phải bào chữa cho khẳng định của mình. Với ít sự phán xét hơn, những câu hỏi dưới đây sẽ có hiệu quả hơn.

  • “Việc di chuyển nhiều sẽ tác động thế nào đến việc ở nhà bạn?”
  • “Còn ai bị ảnh hưởng bởi việc thay đổi công việc của bạn không?”

Đây là những ví dụ của cách tiếp cận không trực tiếp. Khi người huấn luyện giữ cho câu hỏi mở và trung lập, khách hàng có thể khám phá chính suy nghĩ và nhận thức của họ về tình huống.

Tiêu chí #3 – Câu hỏi mang tính ảnh hưởng thay vì dẫn dắt

Việc đặt một câu hỏi cho ai đó sẽ lập tức có tác động đến hướng suy nghĩ của họ.

Câu hỏi “Đâu là kì nghỉ tuyệt vời nhất của bạn?” khiến bạn nghĩ tới những kì nghỉ trong quá khứ. Mặc dù có hàm ý rằng bạn đã có một kì nghỉ tuyệt vời tại thời điểm nào đó, nhưng câu hỏi lại khá trung lập và không chỉ ra bạn nên nghĩ đến điều gì.

Trong huấn luyện, một người huấn luyện hợp tác và ít chi phối luôn cố gắng giữ sự cân bằng giữa việc tạo ảnh hưởng và kiểm soát. Câu hỏi mang tính kiểm soát có thể thu hẹp lựa chọn, bao hàm sự phán xét hoặc tạo áp lực khiến người khác phải tìm ra câu trả lời “đúng”. Có thể khi có một giới hạn thời gian mà người huấn luyện cần đạt tới một kết luận thì những dạng câu hỏi này sẽ phù hợp. Tuy nhiên, đa phần thì chúng không được khuyến khích.

Tôi sẽ lấy 1 ví dụ khác về Câu hỏi kiểm soát Vấn đề

Câu hỏi: “Bạn đã cảm thấy thế nào về chuyện đó – nó có khó chịu chăng?”

Bàn luận:

Khi đặt câu hỏi này người Coach đã thu hẹp các lựa chọn mà người này có thể cảm nhận, đồng thời ngầm giả định rằng họ nên cảm thấy thế nào, ở đây là “khó chịu”. “Điều gì khiến bạn có một thái độ thù địch với người đang giận dữ như vậy?”

Câu hỏi này bao hàm cả sự Ám chỉ và sưự chỉ trích và yêu cầu người kia phải biện minh cho hành động của mình.

cÓ THỂ nói trond trường hợp này người Coach đã ngầm Giả định rằng người kia đang cố hàm ý rằng trải nghiệm vừa rồi hết sức tồi tệ. Điều này sẽ làm ảnh hưởng toàn bộ chiều suy nghĩ của nhân vật. Chúng tôi gọi hành vi này dưới cái tên:

Làm ai đó trở nên sai trái:

cau-hoi-tao-anh-huong
Hãy đặt câu hỏi gây sức ảnh hưởng thay vì dẫn dắt

Một điểm chung khác trong hầu hết các câu hỏi ở trên là chúng khiến người kia trở nên sai trái trong cách nhìn nhận hoặc hành động của họ theo một cách nào đó. Làm người khác trở nên sai trái là chúng ta đang tạo nên sự khác biệt hoặc khoảng cách giữa hai người, ví dụ “Bạn không nghĩ là điều đó khá ngốc nghếch sao?”.

Khi người huấn luyện khiến khách hàng trở nên sai trái là họ đang đối mặt với rủi ro hủy hoại mối liên kết đang hiện hữu.

Đây là một Câu hỏi huấn luyện trung tính mà tôi hay dùng trong đa số các trường hợp Coaching (Khai Vấn)

1) Câu hỏi mở cho phép khách hàng quyết định họ cảm nhận như thế nào.
Câu hỏi: “Điều gì khiến bạn làm như vậy?” “Điều gì ẩn sau hành động của bạn với cô ấy?”

2) Giúp khách hàng trở nên tách biệt để xác định được lý do cho hành động của họ.

Câu hỏi: “Bạn nghĩ việc bạn làm vậy sẽ có tác động thế nào lên Kathy?”

3) Giúp khách hàng nhận ra hành động của họ có ý nghĩa thế nào đối với người khác.

Câu hỏi: “Bạn có thể làm gì để giúp cải thiện tình trạng này?”

4) Cho phép khách hàng cân nhắc nhiều cách để cải thiện, đồng thời tưởng tượng bản thân đang cải thiện tình hình.

Câu hỏi “Điều gì ở hành động của anh ta là quan trọng với bạn?”

Bất kì câu hỏi nào cũng có ý nghĩa sâu sắc hơn nếu đi kèm với nó là giọng nói phù hợp. Câu hỏi có thể trở nên rõ ràng hơn, lạnh nhạt hơn, mang tính hỗ trợ hay lấn lướt hơn thể hiện qua giọng điệu, sự ấm áp và tốc độ giọng nói của bạn.

4 loại câu hỏi không hiệu quả

Loại #1 – Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là những câu hỏi có xu hướng dẫn đến câu trả lời “có” hoặc “không” hoặc câu trả lời chỉ có một từ. Nếu bạn hỏi hàng loạt những câu như vậy sẽ gợi ra rất ít từ coachee và quan trọng hơn là thất bại trong việc kích thích suy nghĩ của họ hoặc giúp họ nhìn thấy những sự lựa chọn để tiến lên.

Ví dụ, “Bạn sẽ hành động trong tuần tới chứ?” thể hiện sự lựa chọn “có” hoặc “không” nhưng không cỗ vũ coachee quan tâm đến hành động gì mà họ muốn thực hiện.

Hỏi câu hỏi đóng cũng tạo cơ hội cho coachee giấu đi sự thật của họ. Ví dụ như câu hỏi ở trên theo tự nhiên họ sẽ trả lời “có” . Tuy nhiên nếu coach hỏi “ Trên thang điểm 1-10 bạn cam kết như thế nào để thực hiện tuần tới?” coach sẽ gợi mở cho coachee quan tâm đến câu hỏi sâu hơn và trả lời thực hơn

 

cau-hoi-tieu-cuc
4 Loại câu hỏi không tốt trong Huấn Luyện

Loại #2 – Câu hỏi dẫn dắt

Câu hỏi dẫn dắt là những câu có ngụ ý để câu trả lời trong câu hỏi, hay nói cách khác là “để câu trả lời vào miệng coachee”.

Ví dụ, “ Sao bạn không nói chuyện trực tiếp với người đó?” and “Khi nào bạn nên nói chuyện trực tiếp với người đó?”
Trong câu ví dụ một, rõ ràng là có thêm một số ý định vào suy nghĩ của coachee . Và trong ví dụ hai là bao hàm ý cho coachee nghĩ về thời điểm khi nào họ sẽ làm.

Câu hỏi giả định trước luôn cần tránh. Sẽ có vài thời điểm câu hỏi này sẽ hiệu quả khi coach, ví dụ “ Bạn có những cách nào?”

Loại#3 – Câu hỏi phức tạp

Câu hỏi ghép hay phức tạp là hơn một câu khi hỏi, ví dụ “Chuyện gì đã xảy ra và Khi nào và Bạn cảm thấy như thế nào?”

Cho phép coachee thời gian để họ suy nghĩ về từng câu, đây là điều quan trọng vì coach cho họ hoàn toàn khám phá suy nghĩ và cảm xúc của họ. Hỏi hơn 1 câu hỏi trong một câu dẫn đến sự mất tập trung và hoang mang vì coachee phải cố gắng nhớ coach hỏi gì , chứ họ không thật sự tập trung vào bản thân mình.

Loại #4 – Câu hỏi tại sao

Câu hỏi tại sao cũng nên hạn chế sử dụng. Nó chỉ thật sự hiệu quả khi hỏi về động lực hành động của coachee.

Ví dụ, thay vì hỏi “ Tại sao bạn chọn hướng hành động đó?” ( Nghe như người coach đang phê bình coachee), coach nên hỏi “Điều gì dẫn đến bạn hành động theo hướng đó?” một sự tinh tế nhưng có sự khác biệt lớn có thể tác động tuyệt vời đến coachee của bạn.

Hãy cũng xem bài dẫn giảng của Coach Trần Tiến Công về các tiêu chí để đặt 1 câu hỏi hay nhé:

[BÀI NHIỀU NGƯỜI XEM NHẤT]

9 bài test giúp phát triển bản thân KHÓA HỌC VỀ KHAI VẤN CHO COACH CHUYÊN NGHIỆP

Nghề Coach là gì –  https://vcicoach.com/nghe-coach-la-gi/

CÁC BÀI VIẾT ĐƯỢC THEO DÕI NHIỀU NHẤT